Электронный обмен документами. Практическая реализация
В последнее время в нашей стране электронный документооборот приобретает все большее значение и распространение в деятельности государственных органов власти различных уровней, коммерческих организаций и граждан. Принимаются новые нормативно-правовые акты, регулирующие использование электронных документов в жизни общества, активно внедряются электронные государственные и муниципальные услуги. В данной статье будут рассмотрены три составные части электронного обмена документами и их роль в общем процессе подобного документооборота.
Одной из составных частей электронного документооборота является сервис обмена электронными документами, например электронная почта, которая давно стала незаменимым атрибутом современного бизнеса. В настоящее время трудно представить себе организацию, которая не пользуется сервисом электронной почты.
Компания может использовать в своей работе общедоступные почтовые сервисы, подобные mail.ru и другим, либо организовать корпоративные системы обмена сообщениями, однако названные сервисы обладают рядом ограничений и недостатков.
Одним из ограничений может являться блокировка различными фильтрами определенных типов вложений, что в итоге может привести к отсутствию письма у получателя, как следствие, к потере времени, недовольству клиентов и др. Ограничением общедоступных почтовых сервисов также является большое количество спама. Помимо того что сотрудники организации вынуждены тратить рабочее время на его обработку, спам может содержать различные вредоносные программы – вирусы. Человеческий фактор также является существенным ограничением, например, пользователь просто может ошибиться в написании адреса и письмо не дойдет до нужного получателя.
Существенным недостатком общедоступной почты является отсутствие конфиденциальности передаваемой информации, что особенно важно, если вы обсуждаете, например, с коллегой детали какого-либо дорогостоящего контракта. Перехваченная незащищенная почта может явиться причиной провала сделки или нанесения ущерба организации.
Конечно, можно устранить указанные недостатки самостоятельно, но это повлечет за собой затраты времени, сил и средств на покупку, сопровождение и содержание программного обеспечения, оборудования и специалистов.
Иным способом устранения указанных недостатков является использование уже готовых продуктов, на основе которых строятся системы документооборота. Например, подключившись к услугам «Деловой сети», оператором которой является ЗАО «Сервер-Центр», вы получите специализированное программное обеспечение по обмену электронными сообщениями – «Почтовый агент» и сертификат ключа электронно-цифровой подписи (ЭЦП).
Использование сертификатов ЭЦП сделает ваш документооборот юридически значимым, вы будете иметь информацию в виде уведомления об этапах прохождения письма, начиная от прохождения письма через сервер оператора и заканчивая просмотром письма получателем, при этом каждое уведомление подписывается ЭЦП оператора либо получателя, что гарантирует юридическую значимость процесса обмена документами. Система обмена документами исключает спам, это заложено в самой технологии, все сообщения передаются в зашифрованном виде, что гарантирует их конфиденциальность, такая переписка полностью защищена от подделки.
Юридический статус документов, предаваемых в сети «Деловая сеть», означает, что они могут быть использованы как доказательства при возникновении каких-либо споров, в том числе судебных, а также у вас отпадает необходимость дублирования документов на бумаге.
Правовой основой для обмена документами в электронном виде является ФЗ от 10.01.2002 № 1 «Об электронной цифровой подписи», а также принятый 6 апреля 2011 г. новый Закон «Об электронно-цифровой подписи» № 63-ФЗ, который расширяет толкование некоторых понятий, принятых в законе № 1-ФЗ от 10.01.2002, и добавляет новые положения, регулирующие применение ЭЦП. Согласно данным законам в электронном виде можно передавать и хранить документы, используемые в гражданско-правовых отношениях и в других предусмотренных законодательством случаях. Это такие документы, как договор, счет, акт выполненных работ, товарная накладная, а также другие документы, используемые в повседневной бизнес-практике.
Другой составной частью электронного документооборота является электронный документ. В качестве электронных документов могут использоваться различного рода файлы, содержащие ту или иную информацию, например документы, созданные в текстовых редакторах, сканированные копии бумажных документов и т.д. Основным недостатком данных документов является то, что их практически невозможно обработать с использованием автоматических средств обработки.
В качестве примера можно рассмотреть процесс обмена документом, когда специалист ведомства А формирует запрос в ведомство В в виде текстового документа MS Word. Получив такой запрос, специалист ведомства В должен будет рассмотреть его, найти вручную нужную информацию, запрашиваемую в запросе, а затем отправить ответ с запрошенной информацией в ведомство А, при этом специалист ведомства А при обработке ответа должен выполнить аналогичные действия, как и специалист ведомства В. Рассмотренный пример наглядно демонстрирует неэффективное использование ресурсов при обмене документами.
Для более эффективной организации документооборота необходимо внедрять электронные форматы или шаблоны документов, которые позволят формировать электронные документы, пригодные для их автоматизированной обработки. Необходимо также обеспечить всех участников электронного взаимодействия простым и доступным способом доступа к данным шаблонам, а также к инструментам формирования документов на основе шаблонов.
Для этих целей специалисты «Деловой сети» разработали программный продукт «ДокМастер», который позволяет создавать документы заданного формата, пригодные для их автоматизированной обработки. «ДокМастер» легко обновляется через Интернет, для защиты данных, хранящихся в программе, используется собственный формат, доступ к программе может быть организован по сертификату ЭЦП. Любой создаваемый в «ДокМастере» документ можно распечатать, причем с подписью ЭЦП в виде двухмерного штрих-кода, что также позволит автоматизировать процесс обработки уже бумажных документов.
«ДокМастер» также является мощным средством создания шаблонов, на основе которых будут создаваться электронные документы. Созданные шаблоны могут быть размещены в централизованном хранилище документов – «репозитории», доступ к которому имеют все пользователи «Деловой сети». Чтобы найти нужный шаблон, не нужно перебирать различные сайты ведомств, достаточно воспользоваться централизованным хранилищем, предоставляемым ЗАО «Сервер-Центр».
Третьей немаловажной составляющей являются средства обработки электронных документов и проведения их анализа.
Для обработки электронных документов ведомствами и организациями создаются информационные системы, использующие различные методы хранения и обработки данных. ЗАО «КомДЭК», входящее в группу компаний «Деловой сети», также занимается разработкой, внедрением и сопровождением информационных систем различного уровня, от уровня предприятия до региональных информационных систем.
Одним из примеров региональной информационной системы является «Система декларирования розничной продажи алкогольной продукции на территории Хабаровского края». Данная система была разработана и внедрена в промышленную эксплуатацию в 2006 году, что позволило практически полностью исключить бумажный документооборот между организациями, торгующими алкогольной продукцией, и контролирующим органом, вести в электронном виде реестр лицензий, связанных с розничным оборотом алкогольной продукции. Сотрудники контролирующего органа в любой момент могут получить необходимую аналитическую информацию по состоянию рынка алкогольной продукции Хабаровского края.
Здесь были рассмотрены основные элементы, используемые при построении систем электронного обмена документами в рамках проекта «Деловая сеть». Состав системы электронного документооборота может включать в себя также другие элементы.
Более подробную информацию о продуктах «Деловой сети» и системах обработки информации можно получить на сайте www.atlas-2.ru.
На правах рекламы
11.10.2011, 4732 просмотра.
